E-Rechnungen mit Loco-Soft

Unter einer E-Rechnung versteht der Gesetzgeber eine maschinenlesbare Rechnung, welche die europäische Norm EN 16931 erfüllt. Die bereits in der Praxis verwendeten Formate ZUGFeRD und XRechnung entsprechen dieser Norm.

Bei der XRechnung handelt es sich um eine reine XML-Datei.

ZUGFeRD Rechnungen sind Hybriddateien. D.h. sie bestehen aus einem menschenlesbaren Teil (PDF) und einem maschinenlesbaren Teil (XML), der im PDF als Anhang eingebettet ist. Um den maschinenlesbaren Teil sichtbar zu machen, installieren Sie z.B. einen PDF-Reader, der XML-Anhänge anzeigen kann.

Bei der Ausgabe von E-Rechnungen mit Loco-Soft haben Sie die Wahl, ob eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei erzeugt werden soll. Richten Sie sich dabei ggf. nach den Anforderungen des Rechnungsempfängers.

In einer E-Rechnung müssen Rechnungsinhalte in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz dargestellt werden. Diese Anforderung wird ausdrücklich nicht erfüllt durch:

• eingescannte Papierrechnungen
• reine PDF-Dateien
• Bild-Dateien (JPG, BMP usw.)

Ab dem 1. Januar 2025 sind Umsätze, die an inländische Firmenkunden (B2B) fakturiert werden, als E-Rechnung zu übermitteln – ohne vorherige Zustimmung des Empfängers. Alle Unternehmen müssen ab diesem Zeitpunkt in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für Rechnungen ab 250 € darf der Rechnungsempfänger nur dann den Vorsteuerabzug geltend machen, wenn die Rechnung als E-Rechnung vorliegt.

Bei Rechnungen an Endverbraucher (B2C) bleibt weiterhin deren Zustimmung Voraussetzung für die elektronische Rechnungsstellung.

Bis Ende 2027 dürfen Rechnungsaussteller für B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen versenden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen (beispielsweise PDF-Dateien), bleiben in diesem Zeitraum zulässig. Es ist jedoch die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich.

Was sich ändert ist der Vorrang der Papierrechnung, diesen nimmt nun die E-Rechnung ein, weshalb alle Unternehmen ab 1. Januar 2025 den Versand, den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen sicherstellen müssen.

Die einsetzende E-Rechnungspflicht umfasst auch den Empfang bzw. die Verarbeitung von E-Rechnungen. Diese Vorgabe wird durch das Empfangen einer E-Rechnung z.B. per E-Mail erfüllt. Das bedeutet, die Nutzung eines regulären E-Mail Kontos reicht hierzu aus. Die weitere automatische, technische Verarbeitung eingehender Rechnungen durch ein Software-Programm ist nicht vorgeschrieben.

Beachten Sie die dabei jedoch zwingend gesetzliche Aufbewahrungspflicht von E-Rechnungen und lassen sich ggf. durch Ihr Steuerbüro beraten.

Ergänzend zur neuen Möglichkeit, E-Rechnungen direkt im Rahmen der Faktura aus Loco-Soft zu erstellen, prüfen wir derzeit ebenso die Umsetzbarkeit zum Import Ihrer empfangenen E-Rechnungen. Derzeit können wir aber noch keine nähere Auskunft zum Umsetzungszeitpunkt geben.

Damit Sie gut vorbereitet sind und zum Jahreswechsel nicht von neuen Programm-Abläufen überrascht werden, beginnen wir bereits ab 1.11.2024 mit der Aktivierung der E-Rechnung Funktionen. Ab diesem Zeitpunkt werden über die regulären Loco-Soft Online-Updates schrittweise einzelne Postleitzahl-Gebiete freigeschaltet.

Zum 03.12.2024 konnte die Auslieferung bei allen Anwender-Betrieben erfolgreich abgeschlossen werden.

Sobald die E-Rechnung Funktionen in Ihrem Loco-Soft freigeschaltet sind, erscheint im Tab "Summen und Abschluss" der Rechnungsfaktura (Pr. 22X) sowie in den Duplikat- (Pr. 23X) und Storno-Programmen (24X) die Option "als E-Rechnung erstellen".

Bei Ausgabe einer E-Rechnung wird unmittelbar vor der Faktura geprüft, ob alle Pflichtangaben erfüllt sind. Sollten Angaben fehlen, erhalten Sie eine entsprechende Hinweismeldung, mit der Option, die fehlenden Daten nachzutragen. Erst danach darf die Rechnung fakturiert werden.

Pflichtangaben des eigenen Betriebs:
(Zu pflegen in Pr. 111, bei der Kundennummer des eigenen Betriebs. Die Kundennummer des eigenen Betriebs finden Sie in Pr. 911 unter Stammdate Nummer 3.)

• Adresse (Straße, PLZ, Ort)
• Telefonnummer
• E-Mail Adresse
• USt.-IdNr.

Für Zahlungen auf Ziel:
(zu pflegen im Zahlartkennzeichen in Pr. 322, Liste Zahlart-Kennzeichen, "Ändern (F5)")

• IBAN

Pflichtangaben des Rechnungsempfängers:
(Zu pflegen in Pr. 111, bei der Kundennummer des Rechnungsempfängers.)

• Adresse (Straße, PLZ, Ort)
• Telefonnummer
• E-Mail Adresse
• IBAN (nur für Zahlungen per Lastschrift)

Hinweis: Bei Faktura an den "DIVERSE bzw. PSEUDO-KUNDEN" (vgl. Pr. 912 Stammdate Nummer "111") kann generell keine E-Rechnung ausgegeben werden, da hier die notwendigen Pflichtangaben zum Rechnungsempfänger fehlen.

Im Tab "Summen und Abschluss" der Rechnungsfaktura (Pr. 22X) finden Sie unten links die Option "als E-Rechnung erstellen". Sobald hier ein Häkchen gesetzt ist, wird bei der Faktura eine E-Rechnung ausgegeben.

Vorbelegung der Option "als E-Rechnung erstellen":

Das Häkchen bei "als E-Rechnung erstellen" wird automatisch immer dann gesetzt, wenn in der Kundenakte (Pr. 111) im Tab "Rabatt/Nummern/FiBu/Interna" eine "Leitweg-ID für XRechnung" eingetragen ist. Die Leitweg-ID wird z.B. zur Übermittlung von Rechnungen an Behörden (B2G) benötigt. (Nähere Informationen dazu finden Sie unter der Frage "Welche Besonderheiten gibt es bei E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber?")

Wenn in Pr. 912 die Stammdate Nummer 3332 aktiv ist (=1,xxx), wird auch bei inländischen Umsätzen an Firmenkunden (B2B) automatisch das o.g. Häkchen vorgeblendet. Dass es sich um einen deutschen Firmenkunden handelt, erkennt Loco-Soft daran, dass in der Kundenakte (Pr. 111) im Tab "Adresse/Telefon" das Feld "Land" leer ist und der Kunde als "Firmenkunde, Amt u. ä." gekennzeichnet ist.

Für Rechnungen an Privatpersonen (B2C) (ohne Leitweg-ID) wird das Häkchen nie automatisch vorgeblendet, kann aber bei Bedarf manuell gesetzt werden.

Um eine ZUGFeRD Datei zu erzeugen, muss in Ihrem Loco-Soft Programm ein Microsoft Print to PDF Drucker eingerichtet sein. Falls kein Microsoft Print to PDF Drucker verfügbar ist, können E-Rechnungen ausschließlich im XRechnung Format ausgegeben werden.

Bei Ausgabe von E-Rechnungen im ZUGFeRD Format, kann für den erzeugenden Microsoft Print PDF-Drucker ein individueller Briefkopf / Briefbogen eingerichtet werden.

Sollte Ihr Briefkopf in Pr. 961 bereits bei anderen Druckern für die Druck-Ausgabe hinterlegt sein, so kann die entsprechende Briefkopf-Datei dort in der Regel auch für den Microsoft Print to PDF Drucker eingebunden werden.

Falls Sie bisher keinen digitalen Briefkopf verwendet haben (weil Sie z.B. auf vorgefertigtes Briefpapier drucken), bieten wir Ihnen die Anpassung eines digitalen Briefkopfes für eine Bearbeitungspauschale in Höhe von 149,00 EUR zzgl. MwSt. an. Hier gelangen Sie zum Bestellformular.

Vorgehen zur Einrichtung eines Microsoft Print to PDF Druckers mit Briefkopf-Hinterlegung:

1. Aktivieren Sie Ihren Microsoft Print to PDF Drucker in Pr. 961.

2. Hinterlegen Sie in den Druckereinstellungen (Pr.961) im Tab "Hintergrund Druckbild Festlegung" Ihre Briefkopfgrafik.

3. Merken Sie sich die Druckernummer, unter der Sie den Microsoft Print to PDF Drucker aktiviert haben.

4. Weisen Sie die Druckernummer über Pr. 912, Stammdate Nummer 3332 als Standard-Drucker für die Ausgabe von ZUGFeRD Dateien zu, indem Sie die Druckernummer als Nachkommawert der Stammdate hinterlegen.

Zuweisung unterschiedlicher Briefköpfe für verschiedene Fabrikate:

Falls Sie unterschiedliche Briefköpfe für verschiedene Fabrikate verwenden möchten, legen Sie in Pr. 961 entsprechend viele Microsoft Print to PDF-Drucker an und hinterlegen jeweils einen der gewünschten Briefköpfe. Ordnen Sie dann für die einzelnen Fabrikate in Pr. 913 im Tab "ALLGEMEIN" die entsprechende Druckernummer als Drucker für "mit Microsoft Print to PDF erzeugte Dokumente" für zu.

Es gilt: Sofern für ein Fabrikat ein Microsoft Print to PDF Drucker in Pr. 913 hinterlegt ist, so wird dieser bevorzugt herangezogen. Falls in Pr. 913 keine spezielle Hinterlegung für das Fabrikat vorliegt, so wird der Drucker laut Pr. 912 verwendet. Sollte auch in Pr. 912 kein Standard-Drucker für die Ausgabe von ZUGFeRD Rechnungen angegeben sein, so wird automatisch der erste aktive Microsoft Print to PDF Drucker innerhalb der Druckerliste (Pr. 961) benutzt.┴

Die Vorteile bei der Ausgabe von E-Rechnungen nutzen Sie am besten, wenn die E-Rechnung direkt per E-Mail an den Rechnungsempfänger übermittelt wird.
In Loco-Soft gibt es dazu zwei Möglichkeiten:

1. Verwendung eines Drittanbieter PDF-Druckers, der als "Loco-Soft Rechnungsmail-Drucker" eingerichtet und entsprechend konfiguriert ist

2. Verwendung eines Microsoft Print to PDF Druckers in Verbindung mit dem Loco-Soft E-Mail Versand

Informationen zur Einrichtung beider Modelle sind im Folgenden unter der Frage "Wie kann ich E-Rechnungen direkt per E-Mail versenden?" ausgeführt.

Bitte beachten Sie: Druckertreiber sind durch Ihre Hardware-Betreuung zu installieren und müssen von Ihnen selbst in Pr. 961 eingerichtet werden.

So richtig rund wird der Prozess zur Ausgabe von E-Rechnungen vor allem dann, wenn Sie die E-Rechnung direkt per E-Mail an den Empfänger versenden.

Dazu gibt es mit Loco-Soft zwei Möglichkeiten:

1. Verwendung eines Drittanbieter PDF-Druckers, der als "Loco-Soft Rechnungsmail-Drucker" eingerichtet und entsprechend konfiguriert ist.
   Weitere Informationen zur Beschaffenheit des PDF-Druckers und zur Einrichtung in Loco-Soft finden Sie in unserem Loco-Soft Info-Dokument "LocoSoft-Rechnungsversand per E-Mail". Falls Sie bereits vor Einführung der E-Rechnung den Loco-Soft Rechnungsversand per E-Mail verwendet haben, so kann dieser einfach wie gewohnt weiter genutzt werden.
   
   ODER
   
   
2. Verwendung eines Microsoft Print to PDF Druckers in Verbindung mit dem Loco-Soft E-Mail Versand. Microsoft Print to PDF ist unter allen gängigen Windows Betriebssystemen kostenfrei enthalten. Für ältere Betriebssysteme (älter als Windows 10 bzw. Windows Server 2016) ist er nicht verfügbar.
   Die Einrichtung erfolgt wie im folgenden beschrieben.

Bitte beachten Sie: Druckertreiber sind durch Ihre Hardware-Betreuung zu installieren und müssen von Ihnen selbst in Pr. 961 eingerichtet werden.

Einrichtung eines Microsoft Print to PDF Druckers in Verbindung mit dem Loco-Soft E-Mail Versand

1. Aktivieren Sie Ihren Microsoft Print to PDF Drucker in Pr. 961.

2. Hinterlegen Sie Ihre Zugangsdaten für den Loco-Soft E-Mail Versand in Pr. 913 unter "allg. eMail-Versendedaten (F12)":

Wählen Sie "Allgemeine eMail Zugangsdaten (1)"

Wenn Sie die gleichen E-Mail Zugangsdaten für alle Betriebsstätten und Fabrikate hinterlegen möchten, markieren Sie die oberste Zeile "[alle]" und fahren fort mit >Neu (F3)<.

Falls für verschiedene Betriebsstätten und/oder Fabrikate eigene E-Mail Zugangsdaten verwendet werden sollen, markieren Sie statt dessen die entsprechende Zeile für die Betriebsstätte bzw. das Fabrikat.

Hinterlegen Sie Ihre E-Mail Zugangsdaten. Diese Daten entnehmen Sie in der Regel den Einstellungen Ihres E-Mail Providers.

Tipp: Um den Versand Ihrer E-Mails einfach zu kontrollieren, lassen Sie sich die E-Mail zusätzlich an eine eigene E-Mai Adresse senden. Hinterlegen Sie dazu in dem Feld "Bcc Adresse" die gewünschte zusätzliche E-Mail Adresse. (BCC="blind carbon copy" bedeutet, dass der eigentliche Empfänger der E-Mail nicht sehen kann, an welche E-Mail Adresse die E-Mail zusätzlich gesendet wurde.)

Testen Sie den E-Mail Versand mit Klick auf >Verbindung testen (F5)< und verlassen die Einstellungen nach erfolgreichem Versand mit >OK (Enter)<.

3. Weisen Sie den Microsoft Print to PDF Drucker für die E-Rechnung Ausgabe zu, indem Sie seine Drucker-Nr. laut Pr. 961 in Pr. 912, Stammdate-Nummer 3332 als Nachkomma-Wert eintragen. Beispiel: Sie haben den Microsoft Print to PDF-Drucker in Pr. 961 unter der Drucker-Nr. "7" angelegt. Dann tragen Sie in der Stammdate den Wert "x,007" ein.

Beim PDF-Druck über einen "Microsoft Print to PDF" Drucker wählen Sie zunächst das gewünschte Ausgabeverzeichnis für das PDF.

Anschließend öffnet sich eine Maske mit Optionen zur Ausgabe der E-Rechnung. Alle Angaben sind optional und sollten den Anforderungen des Rechnungsempfängers entsprechend gepflegt werden:

• Format: Wählen Sie zunächst aus, ob die E-Rechnung als reines XML (XRechnung) oder als PDF mit integriertem XML (ZUGFeRD) erstellt werden soll. Richten Sie sich dabei nach den Anforderungen des Rechnungsempfängers.
• Leitweg-ID: Notwendig z.B. für Rechnungen an Behörden der Bundesverwaltung. Sofern in der Kundenakte des Rechnungsempfängers eine Leitweg-ID hinterlegt ist, wird diese hier vorgeblendet. Sie kann bei Bedarf manuell angepasst werden. (Nähere Informationen dazu finden Sie unter der Frage "Welche Besonderheiten gibt es bei E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber?")
• Externe Bestellnr.:  Die rechnungsrelevante externe Bestellnummer wird Ihnen vom Rechnungsempfänger mitgeteilt, sofern er sie als Teil der E-Rechnung benötigt.
• Nach Export als eMail Anhang versenden: Haken Sie diese Option an, falls Sie die E-Rechnung direkt per E-Mail versenden möchten. Die E-Mail Adresse des Empfängers wird aus der Kundenakte übernommen und der Betreff automatisch mit Rechnungsnummer und Kundennummer vorbelegt. Alle Angaben, sowie der vorgeschlagene Standard E-Mail Text, können im nächsten Schritt noch manuell angepasst werden.
  Achtung: Um den E-Mail Versand nutzen zu können, müssen in Pr. 913 unter "allg. eMail-Versendedaten (F12)" Zugangsdaten für den eMail-Ausgang hinterlegt sein.
• Rechnungsbegründende Dokumente: Hier haben Sie die Möglichkeit, bis zu 10 rechnungsbegründende Dokumente in die E-Rechnung einzubetten. Es werden die Dateitypen PDF, JPEG, JPG, PNG, CSV, ODT, und XLSX unterstützt.

Nachdem Sie die eingegebenen Daten mit >OK (Enter)< bestätigt haben, öffnet sich der E-Mail Versand. Prüfen Sie die vorgeblendeten Daten und Anhänge und versenden die E-Mail anschließend mit >OK, Ausgabe starten<.

Falls Sie den Rechnungsversand per E-Mail nicht aktiviert haben, öffnet sich nach erfolgreicher Ausgabe der E-Rechnung ein weiteres Dialogfenster. Hier haben Sie die Möglichkeit, die E-Rechnung bzw. deren Speicherpfad zu öffnen oder die Verknüpfung in die Zwischenablage zu kopieren. Dies ist z.B. dann hilfreich, wenn Sie die E-Rechnung in das vorgesehene Portal einer Behörde (z.B. das Portal des Bundes https://xrechnung.bund.de) hochladen möchten.

Hinweis: Die E-Rechnung wird in dem Verzeichnis erstellt, welches Sie zu Beginn als Speicherort für das PDF angegeben haben. Falls Sie das Format "ZUGFeRD" ausgewählt haben, wird das bereits erstellte PDF mit einem XML-Anteil angereichert und somit zur ZUGFeRD-Datei. Falls Sie das Format "XRechnung" ausgewählt haben, wird zusätzlich zu dem bereits erstellten PDF eine XML-Datei (XRechnung) erzeugt.

Bei Ausgabe der E-Rechnung über einen "Loco-Soft Rechnungsmail-Drucker" öffnet sich zunächst eine Maske mit zusätzlichen Optionen für die E-Rechnung. Alle Angaben sind optional und sollten den Anforderungen des Rechnungsempfängers entsprechend gepflegt werden:

• Format: Wählen Sie zunächst aus, ob die E-Rechnung als reines XML (XRechnung) oder als PDF mit integriertem XML (ZUGFeRD) erstellt werden soll. Richten Sie sich dabei nach den Anforderungen des Rechnungsempfängers.
• Leitweg-ID: Notwendig z.B. für Rechnungen an Behörden der Bundesverwaltung. Sofern in der Kundenakte des Rechnungsempfängers eine Leitweg-ID hinterlegt ist, wird diese hier vorgeblendet. Sie kann bei Bedarf manuell angepasst werden. (Nähere Informationen dazu finden Sie unter der Frage "Welche Besonderheiten gibt es bei E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber?")
• Externe Bestellnr.:  Die rechnungsrelevante externe Bestellnummer wird Ihnen vom Rechnungsempfänger mitgeteilt, sofern er sie als Teil der E-Rechnung benötigt.
• Rechnungsbegründende Dokumente: Hier haben Sie die Möglichkeit, bis zu 10 rechnungsbegründende Dokumente in die E-Rechnung einzubetten. Es werden die Dateitypen PDF, JPEG, JPG, PNG, CSV, ODT, und XLSX unterstützt.

Nachdem Sie die eingegebenen Daten mit >OK (Enter)< bestätigt haben, öffnet sich der E-Mail Versand. Prüfen Sie die vorgeblendeten Daten und Anhänge und versenden die E-Mail anschließend mit >OK, Ausgabe starten<.

Das PDF im Anhang der E-Mail wird automatisch mit einem XML-Anteil angereichert und somit zur ZUGFeRD-Datei.

Beim Druck einer Papier-Rechnung über einen Hardware-Drucker, wird zunächst der Papierdruck ausgegeben.

Anschließend öffnet sich eine Maske mit Optionen zur Ausgabe der E-Rechnung. Alle Angaben sind optional und sollten den Anforderungen des Rechnungsempfängers entsprechend gepflegt werden:

• Format: Wählen Sie zunächst aus, ob die E-Rechnung als reines XML (XRechnung) oder als PDF mit integriertem XML (ZUGFeRD) erstellt werden soll. Richten Sie sich dabei nach den Anforderungen des Rechnungsempfängers.
  Achtung: Das Format "ZUGFeRD" wird nur dann zur Auswahl angeboten, wenn in Pr. 961 ein "Microsoft Print to PDF" Drucker aktiviert ist. Sollte dieser dort nicht aktiviert sein, oder aufgrund einer älteren Windows Version gar nicht zur Verfügung stehen, so können ausschließlich XRechnungen ausgegeben werden.
• Leitweg-ID: Notwendig z.B. für Rechnungen an Behörden der Bundesverwaltung. Sofern in der Kundenakte des Rechnungsempfängers eine Leitweg-ID hinterlegt ist, wird diese hier vorgeblendet. Sie kann bei Bedarf manuell angepasst werden. (Nähere Informationen dazu finden Sie unter der Frage "Welche Besonderheiten gibt es bei E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber?")
• Externe Bestellnr.:  Die rechnungsrelevante externe Bestellnummer wird Ihnen vom Rechnungsempfänger mitgeteilt, sofern er sie als Teil der E-Rechnung benötigt.
• Nach Export als eMail Anhang versenden: Haken Sie diese Option an, falls Sie die E-Rechnung direkt per E-Mail versenden möchten. Die E-Mail Adresse des Empfängers wird aus der Kundenakte übernommen und der Betreff automatisch mit Rechnungsnummer und Kundennummer vorbelegt. Alle Angaben, sowie der vorgeschlagene Standard E-Mail Text, können im nächsten Schritt noch manuell angepasst werden.
  Achtung: Um den E-Mail Versand nutzen zu können, müssen in Pr. 913 unter "allg. eMail-Versendedaten (F12)" Zugangsdaten für den eMail-Ausgang hinterlegt sein.
• Rechnungsbegründende Dokumente: Hier haben Sie die Möglichkeit, bis zu 10 rechnungsbegründende Dokumente in die E-Rechnung einzubetten. Es werden die Dateitypen PDF, JPEG, JPG, PNG, CSV, ODT, und XLSX unterstützt.

Nachdem Sie die eingegebenen Daten mit >OK (Enter)< bestätigt haben, öffnet sich der E-Mail Versand. Prüfen Sie die vorgeblendeten Daten und Anhänge und versenden die E-Mail anschließend mit >OK, Ausgabe starten<.

Falls Sie den Rechnungsversand per E-Mail nicht aktiviert haben, öffnet sich nach erfolgreicher Ausgabe der E-Rechnung ein weiteres Dialogfenster. Hier haben Sie die Möglichkeit, die E-Rechnung bzw. deren Speicherpfad zu öffnen oder die Verknüpfung in die Zwischenablage zu kopieren. Dies ist z.B. dann hilfreich, wenn Sie die E-Rechnung in das vorgesehene Portal einer Behörde (z.B. das Portal des Bundes https://xrechnung.bund.de) hochladen möchten.

Hinweis: Die E-Rechnung wird in dem Verzeichnis erstellt, welches in Pr. 912, Stammdate Nummer 3332 als Speicherort für automatisch generierte E-Rechnungen angegeben ist. Dies ist standardmäßig das Loco-Soft Unterverzeichnis "...\LOCO\LocoAustausch\DIGITALE-RECHNUNGEN\BSxx\". Falls Sie in der Stammdate den Speicherort entfernen, werden Sie bei Faktura einer E-Rechnung jedes Mal nach einem gewünschten Speicherort gefragt.

Bei Rechnungen, die als PDF über eine Drittanbieter PDF-Software (nicht "Microsoft Print to PDF") ausgegeben werden, wählen Sie in der Druckausgabe der PDF-Software zunächst das gewünschte Ausgabeverzeichnis für das PDF. Hier wird ein reines PDF (ohne XML-Anteil) erstellt. Die E-Rechnung wird erst im nächsten Schritt erzeugt.

Anschließend öffnet sich eine Maske mit Optionen zur Ausgabe der E-Rechnung. Alle Angaben sind optional und sollten den Anforderungen des Rechnungsempfängers entsprechend gepflegt werden:

• Format: Wählen Sie zunächst aus, ob die E-Rechnung als reines XML (XRechnung) oder als PDF mit integriertem XML (ZUGFeRD) erstellt werden soll. Richten Sie sich dabei nach den Anforderungen des Rechnungsempfängers.
  Achtung: Das Format "ZUGFeRD" wird nur dann zur Auswahl angeboten, wenn in Pr. 961 ein "Microsoft Print to PDF" Drucker aktiviert ist. Sollte dieser dort nicht aktiviert sein, oder aufgrund einer älteren Windows Version gar nicht zur Verfügung stehen, so können ausschließlich XRechnungen ausgegeben werden.
• Leitweg-ID: Notwendig z.B. für Rechnungen an Behörden der Bundesverwaltung. Sofern in der Kundenakte des Rechnungsempfängers eine Leitweg-ID hinterlegt ist, wird diese hier vorgeblendet. Sie kann bei Bedarf manuell angepasst werden. (Nähere Informationen dazu finden Sie unter der Frage "Welche Besonderheiten gibt es bei E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber?")
• Externe Bestellnr.:  Die rechnungsrelevante externe Bestellnummer wird Ihnen vom Rechnungsempfänger mitgeteilt, sofern er sie als Teil der E-Rechnung benötigt.
• Nach Export als eMail Anhang versenden: Haken Sie diese Option an, falls Sie die E-Rechnung direkt per E-Mail versenden möchten. Die E-Mail Adresse des Empfängers wird aus der Kundenakte übernommen und der Betreff automatisch mit Rechnungsnummer und Kundennummer vorbelegt. Alle Angaben, sowie der vorgeschlagene Standard E-Mail Text, können im nächsten Schritt noch manuell angepasst werden.
  Achtung: Um den E-Mail Versand nutzen zu können, müssen in Pr. 913 unter "allg. eMail-Versendedaten (F12)" Zugangsdaten für den eMail-Ausgang hinterlegt sein.
• Rechnungsbegründende Dokumente: Hier haben Sie die Möglichkeit, bis zu 10 rechnungsbegründende Dokumente in die E-Rechnung einzubetten. Es werden die Dateitypen PDF, JPEG, JPG, PNG, CSV, ODT, und XLSX unterstützt.

Nachdem Sie die eingegebenen Daten mit >OK (Enter)< bestätigt haben, öffnet sich der E-Mail Versand. Prüfen Sie die vorgeblendeten Daten und Anhänge und versenden die E-Mail anschließend mit >OK, Ausgabe starten<.

Falls Sie den Rechnungsversand per E-Mail nicht aktiviert haben, öffnet sich nach erfolgreicher Ausgabe der E-Rechnung ein weiteres Dialogfenster. Hier haben Sie die Möglichkeit, die E-Rechnung bzw. deren Speicherpfad zu öffnen oder die Verknüpfung in die Zwischenablage zu kopieren. Dies ist z.B. dann hilfreich, wenn Sie die E-Rechnung in das vorgesehene Portal einer Behörde (z.B. das Portal des Bundes https://xrechnung.bund.de) hochladen möchten.

Hinweis: Die E-Rechnung wird in dem Verzeichnis erstellt, welches in Pr. 912, Stammdate Nummer 3332 als Speicherort für automatisch generierte E-Rechnungen angegeben ist. Dies ist standardmäßig das Loco-Soft Unterverzeichnis "...\LOCO\LocoAustausch\DIGITALE-RECHNUNGEN\". Falls Sie in der Stammdate den Speicherort entfernen, werden Sie bei Faktura eine E-Rechnung jedes Mal nach einem gewünschten Speicherort gefragt.

Auf jeder elektronischen Rechnung an öffentliche Auftraggeber der Bundesverwaltung ist die passende Leitweg-ID anzugeben. Diese stellt sicher, dass beispielsweise eine Behörde der Bundesverwaltung eindeutig identifiziert und adressiert werden kann.

Falls Behörden zu Ihren Kunden zählen, erfragen Sie deren Leitweg-ID und hinterlegen diese in der Kundenakte (Pr. 111) im Tab "Rabatt/Nummern/FiBu/Interna" im Feld "Leitweg-ID für XRechnung".

Bei Faktura von Rechnungen an Firmenkunden mit hinterlegter Leitweg-ID wird die Option "als E-Rechnung erstellen" immer automatisch gesetzt - auch dann, wenn die Funktionen zur E-Rechnung via Pr. 912 Stammdate Nummer 3332 pauschal deaktiviert wurden.

Die in Pr. 111 hinterlegte Leitweg-ID wird dann automatisch vorgeblendet, kann aber noch manuell verändert werden.

Wenn Sie die XRechnung im Anschluss in das vorgesehene Portal der Behörde (z.B. das Portal des Bundes https://xrechnung.bund.de) hochladen möchten, deaktivieren Sie den E-Mail Versand bei "Nach Export als eMail Anhang versenden".

Daraufhin öffnet sich nach Ausgabe der E-Rechnung ein weiteres Dialogfenster. Hier haben Sie die Möglichkeit, die E-Rechnung bzw. deren Speicherpfad zu öffnen oder die Verknüpfung in die Zwischenablage zu kopieren.

Die Steuerung zur Ausgabe von E-Rechnungen erfolgt in Loco-Soft über Pr. 912, Stammdate Nummer 3332.

Setzen Sie diese Stammdate auf den Wert "1,xxx", um bei allen inländischen Umsätzen an Firmenkunden (B2B) automatisch die Option "als E-Rechnung erstellen" zu aktivieren. Dass es sich um einen deutschen Firmenkunden handelt, erkennt Loco-Soft daran, dass in der Kundenakte (Pr. 111) im Tab "Adresse/Telefon" das Feld "Land" leer ist und der Kunde als "Firmenkunde, Amt u. ä." gekennzeichnet ist.

Beachte: Unabhängig von der Einstellung der Stammdate Nummer 3332 wir das Häkchen bei "als E-Rechnung erstellen" immer automatisch gesetzt, wenn in der Kundenakte (Pr. 111) im Tab "Rabatt/Nummern/FiBu/Interna" eine "Leitweg-ID für XRechnung" eingetragen ist. Die Leitweg-ID wird z.B. zur Übermittlung von Rechnungen an Behörden (B2G) benötigt. (Nähere Informationen dazu finden Sie unter der Frage "Welche Besonderheiten gibt es bei E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber?")

Für Rechnungen an Privatpersonen (B2C) (ohne Leitweg-ID) wird das Häkchen nie automatisch vorgeblendet, kann aber bei Bedarf manuell gesetzt werden.

Beim Erstellen von Rechnungsduplikaten im Programmbereich 23X, steht Ihnen - genau wie bei der Rechnungsfaktura - die Option "als E-Rechnung erstellen" zur Verfügung. Auf diese Weise geben Sie bei Bedarf nachträglich ein Rechnungsduplikat oder zusätzliches Original im ZUGFeRD oder XRechnung Format aus.

Beim Stornieren von Rechnungen im Programmbereich 24X, steht Ihnen - genau wie bei der Rechnungsfaktura - die Option "als E-Rechnung erstellen" zur Verfügung. Auf diese Weise geben Sie bei Bedarf auch Stornobelege im ZUGFeRD oder XRechnung Format aus.

Beim Erstellen einer Gebrauchtwagen-Gutschrift in Pr. 131 steht Ihnen im Tab "Bedingungen und Ankauf" die Option "als E-Rechnung erstellen" zur Verfügung. Auf diese Weise geben Sie bei Bedarf auch Gebrauchtwagen-Gutschriften im ZUGFeRD oder XRechnung Format aus.

Wird ein Gebrauchtwagen auf den Vorbesitzer zurück übertragen, bietet Loco-Soft den Druck des Stornobelegs auch im E-Rechnung Format an.

Mit "OK, Stornobeleg drucken inkl. E-Rechnung (F14)" geben Sie den Stornobeleg bei Bedarf im ZUGFeRD oder XRechnung Format aus.

Haben Sie einen Archiv-Drucker in Pr. 912, Stammdate 59 aktiviert, versucht Loco-Soft die Archiv-Datei im Rahmen der Erstellung Ihrer E-Rechnung zu einer ZUGFeRD-Datei anzureichern. Dafür wird die bereits im Archiv-Verzeichnis abgelegte PDF-Datei um den XML-Anteil angereichert. So wird aus einer "einfachen" PDF-Datei eine ZUGFeRD-Datei und damit E-Rechnung.

Viele Archiv-Drucker (z.B. DocBox) kopiert die PDF-Dateien aus dem in Loco-Soft hinterlegten Ausgabe-Verzeichnis automatisch ins Archiv. Wenn die PDF-Datei dabei zu schnell (also vor Abschluss des gesamten Faktura-Prozesses) seitens des Archiv-Druckers wegkopiert wird, kann sie nicht mehr zu einer ZUGFeRD-Datei angereichert werden. In einem solchen Fall erscheint im Rahmen des Faktura-Prozesses eine Fehlermeldung in Loco-Soft, dass die ursprüngliche PDF-Datei im Archiv-Verzeichnis nicht mehr gefunden werden konnte.

In diesem Fall muss der Kopier- und Lösch-Turnus der PDF-Dateien im Archiv-Verzeichnis seitens des Archiv-Anbieters angepasst werden.

Viele unserer Anwender-Betriebe nutzen die Möglichkeit, ihre erstellten Ausgangsrechnungen über einen optionalen Archiv-Drucker (einstellbar in Pr. 912, Stammdate 59) an ein Archivierung-System (z.B. DocBox usw.) zu übergeben. Über dieses werden Ihre Rechnungen folgend archiviert. Einige von Ihnen nutzen hierzu einen gesonderten PDF-Drucker (z.B. PDF24 / PDFCreator), in dem ein Zielverzeichnis zur automatischen Speicherung Ihrer Rechnungen hinterlegt wurde.

Zur korrekten und ordnungsgemäßen Ablage Ihrer E-Rechnungen ist es dabei zwingend erforderlich, dass der eingetragene Speicherpfad in Pr. 912, Stammdate 59 mit dem in Ihrem PDF-Drucker hinterlegten Speicherpfad  übereinstimmt. Andernfalls ist die Speicherung Ihrer E-Rechnungen im zuvor genannten Verzeichnis nicht möglich - in diesem Fall erscheint eine entsprechende Hinweismeldung. Ihre E-Rechnungen (ZUGFeRD-Dateien) können in diesem Fall nur als reine PDF-Dateien (und damit ohne E-Rechnung begründenden xml-Anteil) abgelegt werden.

Leider haben unsere Erfahrungen der vergangenen Wochen gezeigt, dass auf Grund häufiger, individueller Einstellungen bei unseren Anwender-Betrieben die o.g. Speicherpfade entgegen unserer Vorgabe nicht identisch sind. Durch die dadurch entstandenen Fehlermeldungen ist der Faktura-Prozess an dieser Stelle gestört.

Daher haben wir uns auf vielfachen Anwender-Wunsch dazu entschieden, die Speicherung als E-Rechnungen im Rahmen des Archiv-Drucks standardmäßig zu deaktivieren und weiterhin eine reine PDF-Datei abzulegen. Sollten Sie für die Weiterverarbeitung in Ihrem Archivierung-System eine ZUGFeRD-Datei wünschen, gehen Sie bitte wie folgt vor, um allen Anforderungen gerecht zu werden:

1. Bringen Sie Loco-Soft auf den aktuellen Programm-Stand. Der Update-Stand sollte dabei mindestens dem 31.12.2024 entsprechen.

2. Stellen Sie sicher, dass der eingetragene Speicherpfad in Pr. 912, Stammdate 59 mit den Speicherpfad-Einstellungen des hier zugewiesenen PDF-Druckers übereinstimmen. Stimmen Sie sich, sofern nötig, hierzu auch mit Ihrem Archivsystem-Anbieter ab.

3. Schalten Sie die automatische Anreicherung Ihrer Archivdateien ein. Rufen Sie hierzu Loco-Soft Pr. 912, Stammdate 59 auf und tragen unter der dritten Nachkommastelle den Wert "1" ein. Der Wert der Stammdate sollte also entsprechend "x,xx1" lauten (x steht hier für eine beliebige Zahl, je nach Ihrer individuellen Einstellung des Archivierungsdruckers).

Weitere Informationen zur Einrichtung des Archiv-Druckers in Pr. 912, Stammdate 59 finden Sie in unserer Programmhilfe unter dem Begriff „Archivierungsdrucker“.