Umstellung auf E-Rechnungen für die Volkswagen Financial Services AG (VW FS).
Was ändert sich?
Die Volkswagen Financial Services AG stellt den bisherigen papierbasierten Rechnungsversand zum 01.01.2027 ein. Sprich, ab diesem Stichtag werden KEINE Papierrechnungen mehr angenommen, sondern nur noch elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) im Format XRechnung. Eine Umstellung auf den elektronischen Rechnungsversand ist allerdings auch vorher schon möglich.
Was bedeutet das für Sie?
Loco-Soft kann E-Rechnungen (ZUGFeRD oder XRechnung) schon heute erstellen und versenden. Das Standardformat reicht der VW FS dabei allerdings NICHT aus. Laut Vorgabe sind zusätzliche Angaben innerhalb der XRechnung erforderlich. Um Ihre Rechnungen künftig gemäß der neuen Anforderung zu versenden, müssen Sie vor der Umstellung verschiedene Grundeinstellungen in Loco-Soft vornehmen. Dabei gibt es KEINE direkte Schnittstelle. Lediglich der Inhalt der XRechnung wird an die Anforderungen der VW FS angepasst.
Wie gehen Sie nun vor?
- Einstellungen vornehmen: Anhand unserer Anleitungen (Schnittstellendokumentation und Hilfevideos) können Sie die Grundeinstellungen in Loco-Soft Schritt für Schritt selbst durchführen. Falls wir die Einrichtung für Sie übernehmen sollen, berechnen wir dies mit 159,- € pro angefangene Stunde zzgl. MwSt. Da die VW FS vorab über die Umstellung informiert werden muss (weitere Informationen dazu unter Punkt 3), nehmen Sie die entsprechenden Einstellungen bitte erst am Umstellungstag vor.
- Vorgaben beachten: Bei der Fakturierung dieser Rechnungen müssen Sie bestimmte Vorgaben einhalten. Diese werden Ihnen ebenfalls in unseren Anleitungen geschildert.
- Umstellungstermin mitteilen: Die VW FS stellt zu einem festen Stichtag auf ihrer Seite die Art des Rechnungsempfangs um. Teilen Sie uns daher bitte Ihren gewünschten Umstellungstermin über das Formular am Ende dieser Seite mit. Achten Sie darauf, alle betroffenen Händlernummern anzugeben. Als Seat- und Skoda-Partner senden Sie das u.g. Formular, inkl. Umstellungstermin jeweils 1x pro Fabrikat. Teilen Sie Ihren Umstellungstermin, die zuständige Ansprechperson und Ihre Betriebsnummer(n) ebenfalls der Volkswagen Financial Services AG über folgende E-Mailadresse mit: support-eRechnungsversand@vwfs.com
Wichtig: Für diesen erweiterten Support steht unsere reguläre Hotline nicht zur Verfügung. Bitte nutzen Sie daher das entsprechende Formular.
So bereiten Sie Loco-Soft auf die Umstellung vor
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Thema E-Rechnungen.
Die Umstellung ist erforderlich, weil die Volkswagen Financial Services AG (VW FS) ihren Rechnungseingang ändert:
- Papierrechnungen entfallen: Die VW FS stellt den Rechnungsempfang von Papier auf elektronische Rechnungen um. Spätestens zum Stichtag 01.01.2027 nimmt diese keine Papierrechnungen mehr an.
- Nur noch XRechnung: Ab dann akzeptiert sie nur noch elektronische Rechnungen im Format XRechnung.
- Standardformat reicht nicht: Die E-Rechnungen, die Loco-Soft bisher erzeugt (ZUGFeRD oder xRechnung), genügen der VW FS nicht. Sie braucht eine XRechnung mit speziellen Anpassungen im Inhalt.
Damit Ihre Rechnungen weiterhin angenommen werden, müssen Sie vorher in Loco-Soft einmalig einige Einstellungen vornehmen. Außerdem müssen Sie bei der Fakturierung bestimmte Vorgaben beachten.
Nein, in Loco-Soft ist keine neue Schnittstelle erforderlich.
Vorhandene Funktion: Loco-Soft kann E-Rechnungen (ZUGFeRD oder XRechnung) schon heute erstellen und versenden.
Nur der Inhalt ändert sich: Die VW FS braucht eine XRechnung mit speziellen Anpassungen. Der Inhalt der XRechnung wird an Ihre Anforderungen angepasst.
Ja, Sie können die Einrichtung selbst vornehmen.
Anleitungen: Dafür stehen Ihnen die Schnittstellendokumentation und Hilfevideos zur Verfügung. Diese führen Sie Schritt für Schritt durch die notwendigen Einstellungen.
Alternative: Wenn Sie die Einrichtung nicht selbst durchführen möchten, können wir sie für Sie übernehmen. Das kostet 159,- € pro angefangene Stunde zzgl. MwSt. Dafür nutzen Sie das u. a. Formular. Die reguläre Hotline steht dafür nicht zur Verfügung.
Der 01.01.2027 ist der späteste Termin, bis zu dem die Umstellung zwingend erfolgt sein muss. Sie können und sollten aber schon früher umstellen.
Ihr individueller Umstellungstermin:Teilen Sie uns einen Termin mit, zu dem Sie in Loco-Soft umstellen. Das gilt auch, wenn Sie selbst umstellen wollen. Ebenso teilen Sie uns den Termin mit, zu dem wir die Umstellung für Sie durchführen sollen.
Warum der Termin wichtig ist: Die VW FS schaltet zu diesem Stichtag auf ihrer Seite den Empfang der Rechnungen auf die XRechnung um. Ab dann nimmt sie keine Papierrechnungen mehr an.
Vorbereitung: Die Einstellungen in Loco-Soft müssen am Umstellungstermin abgeschlossen sein.
Legen Sie in Pr. 111 folgende drei Kunden mit den zugehörigen Leitweg-IDs an:
- Volkswagen Autoversicherung AG
Leitweg-ID: 9930:DE287476923 - Volkswagen Leasing GmbH
Leitweg-ID: 9930:DE811115317 - Volkswagen Versicherungsdienst GmbH
Leitweg-ID: 9930:DE115239685
Hinweis:Sind diese Kunden bereits in Ihrem Loco-Soft vorhanden, passen Sie lediglich die Kundenakten entsprechende der Vorgaben an. So können Sie die bestehenden Kundennummern weiterhin nutzen und Ihre Kundenhistorie bleibt erhalten.
Damit Ihre E-Rechnungen korrekt an VW FS übermittelt werden können, sind in Pr. 111 für alle drei Kunden folgende Angaben zu hinterlegen:
- Adresse/Telefon: Pflegen Sie den Anredeschlüssel sowie die Telefonnummer und E-Mail-Adresse des Kunden.
- Daten/Codes/Bank: Hinterlegen Sie die IBAN, sofern vorhanden.
- Rabatt/Nummern/FiBu/Interna: Tragen Sie die USt.-ID-Nr. ein.
- Einstellungen Faktura (F16): Wählen Sie die Versandoption „E-Rechnung Standardmail“ oder „E-Rechnung Individualmail“. Hinterlegen Sie außerdem die entsprechende Leitweg-ID und Sonderkundengruppe.
- Weitere Tel./eMail/Homepage: Hinterlegen Sie die E-Mail-Adresse e-rechnung@vwfs.com und kennzeichnen Sie diese über das €-Symbol als bevorzugte E-Mail-Adresse für den PDF-Rechnungsversand.
- Datenschutz: Passen Sie die Datenschutzeinstellungen an, wenn Ihnen eine Erklärung vorliegt.
Bitte beachten Sie: Die Auswahl der richtigen Sonderkundengruppe ist besonders wichtig, da Loco-Soft darüber die VW FS-spezifischen Angaben in der XRechnung berücksichtigt. Ist stattdessen „Allgemein“ ausgewählt, wird lediglich eine Standard-XRechnung erstellt.